“Es fácil hacer las cosas difíciles. Es difícil hacer las cosas fáciles”.
Este dicho es válido para los servicios humanos en muchos sentidos, especialmente cuando se trata de comprar e implementar tecnología. El proceso puede ser complicado para cualquiera, pero si su agencia pasa por alto ciertos pasos o consideraciones clave a lo largo del camino, se vuelve mucho más difícil.
He pasado los últimos 15 años ayudando a agencias grandes y pequeñas de todo el país a navegar en su proceso de compra. En ese tiempo, hemos identificado varios errores que las agencias tienden a cometer y que pueden hacer descarrilar un proyecto incluso antes de que comience.
Entonces, ¿piensa que está listo para comprar alguna nueva tecnología de servicios humanos? Antes de firmar, hágase estas preguntas para asegurarse de que no ha pasado por alto nada que pueda retrasarlo o dificultar su éxito.
¿Cómo medirás el éxito?
Asegúrese de haber pensado bien en los objetivos del proyecto antes de implementar la solución. Puede parecer contradictorio, pero hemos visto a muchas agencias caer en esta trampa.
Sea específico: debe poder nombrar los indicadores específicos y Medidas de retorno de la inversión (ROI) que utilizará para respaldar cada objetivo que haya identificado, así como la cronograma previsto para el impacto.
Esto le evitará tener que dar marcha atrás para defender su decisión si las partes interesadas, la comunidad o una junta de revisión cuestionan si la agencia está gastando efectivamente el dinero de los contribuyentes y cumpliendo su promesa de apoyar a los ciudadanos.
¿Qué problema de raíz pretendes resolver?
Un proyecto tecnológico exitoso comienza con tener muy claro el problema específico que se intenta resolver. Es tentador centrarse en cuestiones superficiales y de corto plazo, pero hay que Profundizar e identificar la causa raízDe lo contrario, corre el riesgo de invertir en una solución provisional que, en última instancia, genere más problemas de los que resuelve.
Tenga en cuenta que si estos problemas se relacionan con el COVID-19 y la emergencia de salud pública, es posible que pueda recibir fondos federales a través de Fondo de ayuda para el coronavirus para tus iniciativas. ¡Contáctanos para obtener más información!
¿Es realista tu cronograma?
Trabaje hacia atrás a partir de la fecha ideal en la que los usuarios finales estén listos y en funcionamiento para crear un cronograma de los hitos clave que debe alcanzar para mantener todo encaminado en el proceso: ¿cuándo necesitamos un contrato vigente? ¿Cuánto tiempo llevará la implementación? ¿Cuándo realizamos el pago inicial?
El objetivo es crear un plan para garantizar que no te detenga ningún obstáculo imprevisto que pueda enviarte de regreso a la línea de partida.
¿Necesita la aprobación de otros órganos de gobierno?
Si bien esta pregunta también se relaciona con su cronograma, es tan importante y a menudo se pasa por alto que vale la pena mencionarla por sí sola. Especialmente si su agencia está comprando tecnología por primera vez, es posible que no esté al tanto de todas las partes interesadas que deben aprobar su compra (por ejemplo, miembros de la junta, comisionados, legisladores, etc.).
Aprenda el proceso de aprobación y, lo que es más importante, cuánto tiempo llevará cada paso antes de comenzar para evitar sorpresas.
¿Ha obtenido la aceptación de su personal?
Si hace suposiciones sobre lo que su personal querrá o necesitará sin invitarlos directamente a compartir su perspectiva, corre el riesgo de desperdiciar dinero en una solución que ni siquiera terminarán usando.
Antes de comprometerse con algo, realice una encuesta entre su personal para identificar lo que desean (o no desean) en una herramienta, así como las posibles barreras o riesgos que deberá superar para garantizar que lo que elija sea exitoso y satisfaga las necesidades de los trabajadores. La gestión exitosa del cambio organizacional comienza temprano.
¿Has considerado migrar a la nube?
Las soluciones de software como servicio (SaaS) basadas en la nube pueden ser especialmente atractivas para agencias de servicios humanos pequeñas o medianas con personal y recursos de TI limitados, aunque muchas aún dudan en hacer el cambio.
Antes de comprometerse con una solución perpetua tradicional porque eso es lo que siempre ha hecho en el pasado, considere que una solución basada en la nube podría ayudar a simplificar su infraestructura y reducir la carga a largo plazo sobre TI.
¿Es la herramienta lo suficientemente flexible para respaldar la visión a largo plazo de su agencia en materia de tecnología?
La tecnología adecuada (especialmente si está basada en la nube) crecerá con su agencia. Debe diseñarse para adaptarse a sus procesos comerciales y mantenerse al día con las políticas y los requisitos en constante cambio, alineándose al mismo tiempo con su visión a largo plazo o su hoja de ruta para la tecnología.
De esa manera, sabes que estás invirtiendo en algo que seguirá brindando beneficios a lo largo del tiempo en lugar de solo brindar una "ganancia rápida" en el corto plazo. De lo contrario, ¿qué sentido tiene comprarlo?
Obtenga la guía: Kit de herramientas tecnológicas para servicios humanos
Comprar e implementar tecnología es una gran tarea.
Nosotros creamos Un conjunto de herramientas escrito específicamente para servicios humanos. para ayudarle a tomar una decisión informada que sea adecuada para su agencia y comunidad.
Ya sea que esté buscando una solución, preparándose para lanzar una solicitud de propuestas o preparándose para adjudicar un contrato, esperamos que esto le ayude a responder sus preguntas e identificar las áreas en las que podría necesitar concentrar un poco más de tiempo y energía para asegurarse de que su proyecto sea un éxito, ahora y en el futuro.
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