Les agences de services sociaux s’adaptent constamment pour répondre aux besoins des enfants, des familles et à un changement apparemment constant du paysage.
Pour beaucoup d’entre nous, des dirigeants aux travailleurs de première ligne, cela a signifié s’adapter à la réalité selon laquelle autant de travail que possible doit être effectué à l’extérieur des murs de l’agence pour préserver la santé et la sécurité de nos communautés vulnérables.
Je sais que beaucoup d’entre nous ont déjà du mal à trouver un équilibre entre l’accomplissement de tâches essentielles, la prise de décisions importantes pour assurer la sécurité des enfants et des familles à risque, et la recherche de la manière de fournir rapidement les bons services à ceux qui en ont le plus besoin.
Maintenant, en plus de tout cela, on commence à prendre conscience que ce qui se passe aujourd’hui va radicalement modifier la main-d’œuvre de demain.
À la même époque l’année dernière, je préparais une présentation sur la gestion des équipes à distance dans les services à la personne. Compte tenu des circonstances actuelles, j’ai pensé qu’il pourrait être utile de partager ces conseils plus largement. (Vous pouvez également télécharger la présentation complète ici.)
Certaines de ces idées peuvent être mises en œuvre dès aujourd’hui, tandis que d’autres vous aideront à créer un programme à long terme pour gérer des équipes distantes dans les services à la personne.
Communiquez ce qui est attendu.
La responsabilisation est différente pour les employés à distance. Définissez vos attentes quant au moment où le travail sera effectué, à la fréquence de vos communications et à la manière dont vous mesurerez les performances. Veillez à vous concentrer sur les objectifs et les résultats, pas seulement sur les activités quotidiennes.
Ayez confiance.
Nous confions aux travailleurs sociaux certaines des informations les plus confidentielles qui existent. Nous leur faisons confiance pour aller sur le terrain, avoir des conversations sensibles et prendre des décisions cruciales. Nous leur faisons confiance pour aller au tribunal, parler aux juges et témoigner.
Assurons-nous également de leur faire confiance en leur accordant du temps. Abandonnez l'idée que vous devez constamment surveiller quelqu'un et faites confiance au travail de qualité qu'il accomplit.
Continuer à donner la priorité au coaching.
Bien sûr, cela semble simple, mais on l'oublie trop souvent. Les nouveaux travailleurs sociaux peuvent avoir de réelles difficultés à ne pas avoir de contact direct avec leurs superviseurs pour les encadrer ou les valider. Demandez aux gens comment ils vont et ce que vous pouvez faire pour les aider. Qu'est-ce qui fonctionne ? Qu'est-ce qui ne fonctionne pas ? Où sont-ils bloqués ?
Au bureau, quelqu'un peut facilement voir si vous êtes libre et passer vous poser des questions. Avec une équipe à distance, vous devrez être plus intentionnel. Définissez des heures de bureau virtuelles et respectez-les pour que votre personnel sache quand vous êtes disponible.
Prévoyez également des heures de « check-in ».
Ne limitez pas la communication aux situations où quelque chose est nécessaire ou ne va pas. Créez des moyens virtuels de vous « croiser » comme vous le feriez normalement au bureau (par exemple, en croisant quelqu'un dans le couloir, dans la salle de pause ou sur le parking).
Par exemple, prévoyez un moment chaque semaine pour faire le point avec les travailleurs et leur demander comment les choses se passent, indépendamment de la supervision, du coaching ou des examens de cas.
Gardez les travailleurs engagés.
Essayez d'éviter de vous fier uniquement au courrier électronique pour communiquer. Vous perdez le contact humain lorsque vous ne pouvez pas voir les expressions faciales ou entendre l'inflexion de la voix de quelqu'un.
Au lieu de cela, utilisez la vidéoconférence aussi souvent que possible pour les réunions ou les contrôles à distance. Plus important encore, assurez-vous que toutes les personnes participant à la conversation sont présentes. Pas de multitâche.
Soyez flexible.
Il est contre-productif de forcer les travailleurs sociaux à résoudre les problèmes uniquement selon un horaire fixe, du lundi au vendredi (même avec un espace de bureau physique !). Les travailleurs ne devraient pas être confinés, mais ils ne devraient pas non plus être obligés d'être disponibles et connectés toute la journée, tous les jours, sinon ils s'épuiseront.
L’accent doit être mis sur la création d’un environnement dans lequel les travailleurs sociaux ont le sentiment de pouvoir exprimer toute leur créativité. Faites cela et vous obtiendrez des résultats de qualité.
Favoriser l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
En temps de crise, cela n'est peut-être pas aussi faisable, mais cela peut certainement faire partie de votre stratégie à long terme. Il est trop facile de mettre son propre bien-être au second plan lorsqu'une grande partie de votre travail consiste à prendre soin des autres.
Trouvez le temps de faire une promenade, de siroter votre boisson préférée, de profiter d'un peu de paix et de tranquillité ou de vous ressourcer de la manière qui vous convient. (Lecture connexe : 10 conseils pour prendre soin de soi en tant que travailleur social)
Célébrez les succès.
Réfléchissez de manière stratégique à la manière dont vous pouvez utiliser les canaux de communication existants pour partager les réalisations, les accomplissements, les résultats et les résultats des travailleurs à distance. Cela permettra à tout le monde de rester connecté à la mission et à la valeur que l'agence apporte.
Continuez à apprendre.
Le travail à distance est monnaie courante dans de nombreux secteurs et les experts partagent leurs conseils pour aider ceux d’entre nous à s’adapter à cette « nouvelle normalité ». Voici quelques articles utiles de tiers que j’ai lus et qui peuvent être utiles aux services à la personne :
- Vous travaillez à domicile ? 10 conseils pour rester productif [Gouvernant]
- Comment maintenir l’engagement des employés à distance ? [Remote.co]
- Comment passer rapidement au travail à distance [Zapier]
- Guide pour gérer vos (nouveaux) travailleurs à distance [Revue Harvard Business]
- La distanciation sociale a des effets secondaires sociaux : voici comment rester connecté [Route Cinquante]
Fournir la bonne technologie.
La technologie ne résoudra pas tous les défis liés à la gestion d’une main-d’œuvre éloignée, mais les outils spécialement conçus pour les services à la personne contribueront à rendre votre plan à long terme plus efficace.
Une technologie conçue pour évoluer en fonction des besoins de votre équipe peut aider les travailleurs sociaux à rester en contact avec leurs superviseurs et à partager leur travail, à donner accès aux informations et aux formulaires des dossiers et à protéger les informations confidentielles.
Cela contribuera grandement à minimiser l’épuisement professionnel en éliminant les obstacles qui empêchent d’établir un véritable lien avec les enfants et les familles.
Avec tous ces conseils, la chose la plus importante à retenir est que les travailleurs à distance et les superviseurs peuvent souvent se sentir déconnectés, donc les réunir à nouveau devrait être la base de votre plan.
Concentrez-vous sur la démonstration des qualités suivantes :
Les temps sont incertains, mais une chose est sûre : les professionnels des services à la personne évolueront toujours pour répondre aux besoins de ceux qui comptent sur nos services. Nous espérons que ces conseils vous aideront dans cette démarche.
Si vous souhaitez discuter de ce concept plus en détail, n'hésitez pas à nous contacter.
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