« Il est facile de rendre les choses difficiles. Il est difficile de rendre les choses faciles. »
Cet adage s’applique à bien des égards aux services à la personne, notamment en matière d’achat et de mise en œuvre de technologies. Le processus peut être compliqué pour tout le monde, mais si votre agence néglige certaines étapes ou considérations clés en cours de route, cela devient encore plus difficile.
J'ai passé les 15 dernières années à aider les grandes et petites agences à travers le pays à gérer leur parcours d'achat. Au cours de cette période, nous avons identifié plusieurs erreurs que les agences ont tendance à commettre et qui peuvent faire dérailler un projet avant même qu'il ne démarre.
Alors, pensez-vous être prêt à acheter une nouvelle technologie de services à la personne ? Avant de signer, posez-vous ces questions pour vous assurer que vous n'avez rien négligé qui pourrait vous faire reculer ou entraver votre réussite.
Comment allez-vous mesurer le succès ?
Assurez-vous d'avoir bien réfléchi aux objectifs de votre projet avant de mettre en place la solution. Cela peut sembler contre-intuitif, mais nous avons vu de nombreuses agences tomber dans ce piège !
Soyez précis : vous devriez être capable de nommer les indicateurs spécifiques et mesures de retour sur investissement (ROI) que vous utiliserez pour soutenir chaque objectif que vous avez identifié, ainsi que le calendrier prévu pour l'impact.
Cela vous évitera d’avoir à revenir en arrière pour défendre votre décision si les parties prenantes, la communauté ou un comité d’examen se demandent si l’agence dépense efficacement l’argent des contribuables et tient sa promesse de soutenir les citoyens.
Quel problème fondamental cherchez-vous à résoudre ?
Un projet technologique réussi commence par une définition claire et nette du problème spécifique que vous essayez de résoudre. Il est tentant de se concentrer sur des problèmes superficiels et à court terme, mais vous devez creuser plus profondément et identifier la cause profonde. Sinon, vous risquez d’investir dans une solution de fortune qui finira par créer plus de problèmes qu’elle n’en résoudra.
Gardez à l’esprit que si ces problèmes sont liés à la COVID-19 et à l’urgence de santé publique, vous pourrez peut-être recevoir un financement fédéral par l’intermédiaire du Fonds de secours contre le coronavirus pour vos initiatives. Contactez-nous pour en savoir plus !
Votre échéancier est-il réaliste ?
Travaillez à rebours à partir de votre date idéale, lorsque les utilisateurs finaux sont opérationnels, pour créer un calendrier des étapes clés que vous devez franchir pour que tout reste sur la bonne voie. Quand avons-nous besoin d'un contrat en place ? Combien de temps prendra la mise en œuvre ? Quand effectuons-nous le paiement initial ?
L'objectif est de créer un plan pour garantir que vous ne serez pas arrêté par des obstacles imprévus qui pourraient vous renvoyer à la ligne de départ.
Avez-vous besoin de l’approbation d’autres organismes directeurs ?
Bien que cette question soit également liée à votre calendrier, elle est si importante et souvent négligée qu'elle mérite d'être évoquée à part. Surtout si votre agence achète une technologie pour la première fois, vous ne connaissez peut-être pas toutes les différentes parties prenantes qui doivent approuver votre achat (par exemple, les membres du conseil d'administration, les commissaires, les législateurs, etc.).
Apprenez le processus d’approbation et, plus important encore, combien de temps prendra chaque étape avant de commencer pour éviter les surprises.
Avez-vous obtenu l’adhésion de votre personnel ?
Si vous faites des suppositions sur ce que votre personnel voudra ou aura besoin sans l’inviter directement à partager son point de vue, vous risquez de gaspiller de l’argent sur une solution qu’il n’utilisera même pas.
Interrogez votre personnel avant de vous engager pour identifier ce qu'il souhaite (ou ne souhaite pas) dans un outil, ainsi que les obstacles ou risques potentiels que vous devrez surmonter pour garantir que votre choix soit efficace et réponde aux besoins des travailleurs. Une gestion réussie du changement organisationnel commence tôt.
Avez-vous envisagé de migrer vers le cloud ?
Les solutions SaaS (Software as a Service) basées sur le cloud peuvent être particulièrement intéressantes pour les petites et moyennes agences de services sociaux disposant de personnel et de ressources informatiques limités, mais beaucoup hésitent encore à faire le changement.
Avant de vous engager dans une solution perpétuelle traditionnelle parce que c'est ce que vous avez toujours fait dans le passé, considérez qu'une solution basée sur le cloud pourrait aider à simplifier votre infrastructure et à réduire la charge à long terme sur l'informatique.
L’outil est-il suffisamment flexible pour soutenir la vision à long terme de votre agence en matière de technologie ?
La technologie adéquate (surtout si elle est basée sur le cloud) évoluera avec votre agence. Elle doit être conçue pour s'adapter à vos processus métier et suivre l'évolution constante des politiques et des exigences, tout en s'alignant sur votre vision à long terme ou votre feuille de route technologique.
De cette façon, vous savez que vous investissez dans quelque chose qui continuera à vous apporter des avantages au fil du temps au lieu de simplement vous procurer un « gain rapide » à court terme. Sinon, à quoi bon l'acheter ?
Obtenez le guide : Boîte à outils technologique pour les services à la personne
L’achat et la mise en œuvre d’une technologie constituent une entreprise de grande envergure.
Nous avons créé une boîte à outils écrite spécifiquement pour les services à la personne pour vous aider à prendre une décision éclairée qui convient à votre agence et à votre communauté.
Que vous recherchiez une solution, que vous vous prépariez à lancer un appel d'offres ou à attribuer un contrat, nous espérons que cela vous aidera à répondre à vos questions et à identifier les domaines dans lesquels vous devrez peut-être consacrer un peu plus de temps et d'énergie pour vous assurer que votre projet soit un succès, maintenant et à l'avenir.
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