Les consultants indépendants et les cabinets de conseil, y compris les petites équipes, peuvent-ils soumettre des propositions ? Comment les équipes doivent-elles identifier leur personnel et leurs tarifs ? Oui. Les consultants indépendants qualifiés et les sociétés de conseil peuvent soumettre des propositions, y compris les organisations proposant une petite équipe de consultants. Cependant, l'APHSA exige qu'un consultant principal désigné prenne en charge la majeure partie du travail d'analyse, de la rédaction et de la coordination des livrables. Les candidats proposant une équipe doivent identifier le consultant principal, décrire le rôle de chaque membre de l'équipe et indiquer les taux horaires applicables. Toutes les propositions seront évaluées selon les critères d'évaluation publiés.
Veuillez vous référer à l’amendement I, section 5, “ Structure et responsabilités du consultant ”.
Le consultant facilitera-t-il ou participera-t-il aux activités de mobilisation des parties prenantes ? La principale responsabilité du consultant sera d'analyser et de synthétiser les informations recueillies auprès des parties prenantes dans le cadre des activités menées par l'APHSA et ses partenaires. Le consultant n'est pas tenu d'animer de séances d'écoute, de groupes de discussion, d'entretiens ou d'autres activités de mobilisation des parties prenantes. Sa participation à certaines réunions pourra être sollicitée d'un commun accord, dans le respect du périmètre et du budget établis. Veuillez vous référer à l’amendement I, section 5, “ Structure et responsabilités du consultant ”.
Quels types de travaux analytiques sont acceptables, y compris les travaux dépersonnalisés, originaux, accessibles au public ou co-écrits ? Veuillez vous référer à la page 7 de l’appel d’offres, “ Préparation et format des propositions ”, concernant l’échantillon de travaux analytiques requis. L’APHSA acceptera les échantillons originaux, anonymisés, accessibles au public ou co-écrits, à condition que le soumissionnaire indique sa contribution ; la préférence sera donnée à l’auteur principal. Aucune longueur d’échantillon spécifique n’est exigée.
Comment les propositions doivent-elles être soumises ? Les propositions doivent être soumises par voie électronique à Carolyn Carter, par courriel, à l'adresse suivante : ccarter@aphsa.org Au plus tard le jeudi 5 novembre 2026 à 17 h, heure de l'Est. La soumission via un portail de candidature en ligne n'est pas requise et ne constituera pas une soumission acceptable dans le cadre de cet appel d'offres. Veuillez vous référer à l’amendement I, sections 1 et 2, “ Calendrier d’approvisionnement révisé ” et “ Méthode de soumission ”.
Cette subvention sera-t-elle une sous-subvention fédérale ou un contrat de services professionnels ? Les exigences fédérales en matière d’enregistrement et de conformité applicables aux sous-bénéficiaires sont-elles applicables ? Cette mission sera structurée comme un contrat de services professionnels au titre de l'accord de prestataire indépendant de l'APHSA, et non comme une sous-traitance fédérale. Par conséquent, les obligations applicables aux sous-bénéficiaires fédéraux en vertu du titre 2 du CFR, partie 200, y compris les obligations d'enregistrement et de déclaration relatives aux sous-traitances fédérales, ne s'appliquent pas à cette mission.
Veuillez vous référer à l’amendement I, section 4, “ Classification des entrepreneurs ”, qui remplace les dispositions correspondantes de l’appel d’offres initial.
Un employé d'un organisme d'État chargé des services sociaux peut-il soumettre une proposition ? Oui. Le fait d'être actuellement employé par un organisme public de services sociaux n'empêche pas automatiquement une personne de soumettre une proposition. Toutefois, il incombe aux candidats de s'assurer que leur participation ne contrevient pas aux politiques applicables de leur employeur, aux restrictions relatives aux emplois extérieurs ou aux règles en matière de conflits d'intérêts. Veuillez vous référer à l’appel d’offres, page 6, “ SOUMISSIONNAIRES ADMISSIBLES ”, et page 9, “ CONDITIONS, DÉCLARATIONS ET AUTORISATIONS DES SOUMISSIONNAIRES ”.
Quel type d'analyse est prévu, et des ensembles de données administratives sur la protection de l'enfance seront-ils fournis ? Veuillez vous référer à l’appel d’offres, pages 4 et 5, “ ÉTENDUE DES SERVICES ”, sous “ Gestion de l’information ” et “ Commentaires des parties prenantes, recherche et synthèse des politiques ”. L’APHSA prévoit principalement une analyse qualitative et n’envisage pas de fournir d’ensembles de données administratives sur la protection de l’enfance.
Des plateformes ou outils logiciels d'analyse spécifiques sont-ils nécessaires ? Veuillez vous référer à l’appel d’offres, page 4, “ ÉTENDUE DES SERVICES – Gestion de l’information ”. L’APHSA n’impose pas de plateforme logicielle d’analyse spécifique. Les coûts logiciels proposés doivent être inclus dans la proposition de coûts, conformément à l’amendement I, section 6, “ Facturation et dépenses ”.”
Les 250 heures estimées représentent-elles un maximum ? Veuillez vous référer à l'appel d'offres, page 3, “ INTRODUCTION ET OBJET ”, et page 7, “ CONDITIONS ”. Les quelque 250 heures sont une estimation ; la valeur contractuelle maximale de $40 000 constitue le plafond financier ferme.
Quel niveau de participation aux réunions régulières est prévu ? Veuillez vous référer à l'appel d'offres, page 6, suite de la section “ LIVRAISONS PRINCIPALES ET CALENDRIER PRÉVU ”, concernant les réunions virtuelles régulières du projet. L'APHSA estime actuellement à environ deux à quatre heures par mois.
Quels sont les délais de livraison et le volume prévus pour les livrables analytiques ? L’APHSA n’a pas fixé de nombre précis de synthèses des commentaires des parties prenantes ni de délais de traitement uniformes, au-delà des livrables et des fréquences prévues décrites dans l’appel d’offres. Les échéanciers de livraison et les délais de traitement spécifiques seront définis en collaboration avec le consultant retenu lors des négociations contractuelles et de la planification du projet, conformément au périmètre des services approuvé, au niveau d’effort prévu et au plafond contractuel de $40 000.
Veuillez vous référer à l'appel d'offres, page 5, “ PRINCIPAUX LIVRABLES ET CALENDRIER PRÉVU ”, et page 8, “ CONSIDÉRATIONS RELATIVES À LA PROPOSITION ”.
Quels systèmes existants et processus de gestion de l'information seront disponibles ? Veuillez vous référer à l'appel d'offres, page 4, “ ÉTENDUE DES SERVICES — Gestion de l'information ”, et page 5, “ PRINCIPAUX LIVRABLES ET CALENDRIER PRÉVU ”. L'APHSA dispose de certains processus existants ; le consultant sélectionné travaillera avec l'équipe de projet pour affiner le cadre de gestion de l'information.
L'APHSA fournira-t-elle des transcriptions et des notes écrites ? La transcription fait-elle partie du champ d'intervention du consultant ? L'APHSA fournira au consultant les transcriptions et les notes écrites des activités de consultation des parties prenantes, à des fins d'examen et d'analyse. Le consultant ne sera pas responsable des services de transcription et les coûts de transcription ne devront pas être inclus comme dépense distincte dans le budget proposé.
Veuillez vous référer à l’amendement I, section 6, “ Facturation et dépenses ”.
Des modèles de livrables ou des services de conception portant la marque APHSA sont-ils requis ? Veuillez vous référer à l'appel d'offres, page 5, “ LIVRAISONS PRINCIPAUX ET CALENDRIER PRÉVU ”, concernant les documents écrits requis. L'APHSA fournira les directives relatives à l'image de marque ; les services de conception graphique ne sont pas requis.
Quelles sont les exigences en matière de confidentialité et de sécurité des données qui s'appliquent aux informations des parties prenantes ? Le consultant devra examiner les transcriptions des réunions avec les parties prenantes ainsi que les documents connexes susceptibles de contenir leurs noms et leurs affiliations professionnelles. L’APHSA n’envisage pas de divulguer d’informations sensibles concernant des dossiers de protection de l’enfance dans le cadre de cette mission.
Toutes les informations des parties prenantes reçues, collectées ou analysées dans le cadre de la mission doivent être traitées comme confidentielles et ne peuvent être divulguées, distribuées ou utilisées à des fins sans rapport avec les services contractuels sans l'autorisation écrite préalable de l'APHSA.
Le consultant sélectionné sera tenu de respecter les exigences en matière de confidentialité, de sécurité de l'information et de traitement des données établies dans le contrat de travailleur indépendant signé.
Veuillez vous référer à l'appel d'offres original, page 4, “ Étendue des services – Gestion de l'information ”, et à l'amendement I, section 8, “ Conditions contractuelles et assurance ”.
Comment la prestation sera-t-elle tarifée, facturée et payée ? S’agit-il d’une mission de mise à disposition de personnel ? Il s'agit d'une mission de services professionnels facturée au temps passé et aux matériaux utilisés, et non d'un placement de personnel ou d'un contrat à forfait. Le consultant retenu sera rémunéré en fonction des heures réellement travaillées, selon le(s) taux horaires stipulé(s) dans l'accord signé.
Les factures seront émises mensuellement et devront détailler les services rendus, les heures travaillées, les taux applicables et les frais correspondants. La rémunération totale ne devra pas dépasser 1 400 000 £ ($40,000) au cours de la mission prévue de douze mois. Les modalités de paiement et les exigences de traitement des factures seront régies par le contrat de travailleur indépendant signé par APHSA.
Veuillez vous référer à l’amendement I, section 6, “ Facturation et dépenses ”.
Les frais de déplacement, de transcription, de fournitures, de logiciels ou autres sont-ils remboursables séparément ? Aucun déplacement n'est requis pour cette mission, et l'APHSA fournira les transcriptions et les notes écrites des activités de consultation des parties prenantes. Aucun remboursement séparé des frais de déplacement, de transcription ou autres dépenses directes n'est prévu.
Les soumissionnaires doivent intégrer dans leur proposition de prix tous les coûts nécessaires à la prestation des services requis, y compris les fournitures et logiciels applicables. La rémunération totale, incluant les dépenses approuvées par l'APHSA, doit rester inférieure au plafond contractuel de 40 000 $ ($40).
Veuillez vous référer à l’amendement I, section 6, “ Facturation et dépenses ”.
Qui dirigera et supervisera le travail du consultant ? Veuillez vous référer à l'appel d'offres, page 3 (“ Introduction et objectif ”) et page 5 (“ Résultats clés et calendrier prévisionnel ”), concernant la collaboration avec l'équipe projet de l'APHSA. L'APHSA supervisera et évaluera le travail du consultant, avec l'appui d'une autre équipe de consultants si nécessaire.
L'APHSA fournira-t-elle un projet d'accord avant la date limite de dépôt des propositions, et quelles seront les conditions contractuelles applicables ? L'APHSA prévoit de conclure son contrat de prestation de services standard avec le prestataire sélectionné. Ce contrat sera soumis à la procédure d'examen et de négociation contractuelle établie par l'APHSA et devra être signé intégralement avant le début des prestations.
L'accord qui en résultera régira les conditions contractuelles applicables, notamment la rémunération, la facturation, la confidentialité, la propriété des produits du travail, l'indemnisation, l'assurance et la résiliation. Aucun projet d'accord ne sera fourni dans le cadre de cet appel d'offres.
Veuillez vous référer à l’amendement I, section 8, “ Conditions contractuelles et assurance ”.
Quelle couverture d'assurance sera nécessaire ? Le consultant retenu devra souscrire une assurance responsabilité civile professionnelle (erreurs et omissions) avec une couverture minimale de 1 000 000 £ par sinistre et de 1 000 000 £ au total. Une preuve de cette couverture devra être fournie avant le début des prestations et cette assurance devra rester en vigueur pendant toute la durée du contrat.
Une assurance responsabilité civile cybernétique distincte n'est pas requise pour cette mission. Toutefois, le consultant sélectionné devra respecter les obligations de confidentialité et de protection des données stipulées dans le contrat de prestation de services signé.
Veuillez vous référer à l’amendement I, section 8, “ Conditions contractuelles et assurance ”.
Une approche technique ou un plan de travail distinct est-il nécessaire ? Oui. Les répondants doivent soumettre un plan de travail/une approche technique distinct(e) décrivant leur méthodologie proposée, leur approche de la gestion et de la synthèse de l'information, le flux de travail prévu et leur plan pour respecter les livrables et les échéanciers requis.
L’approche technique/le plan de travail sera évalué selon les facteurs de notation publiés applicables, y compris “ Approche proposée et compréhension de la portée ”, qui vaut un maximum de 20 points.
Veuillez vous référer à l’amendement I, section 3, “ Préparation et format de la proposition ”, et à l’appel d’offres original, page 8, “ Évaluation de la proposition ”.
Quel est le volume prévu des activités de mobilisation des parties prenantes ? Veuillez vous référer à la page 5 de l'appel d'offres, “ PRINCIPAUX RÉSULTATS ET CALENDRIER PRÉVU ”, concernant les synthèses liées aux activités de mobilisation. L'APHSA organise entre deux (2) et quatre (4) événements de mobilisation des parties prenantes par mois ; il s'agit d'une estimation et non d'un volume garanti.
